Как обезопасить себя от финансовых потерь после визита налоговой?

Налоговая проверка вызывает ужас у большинства предпринимателей, даже если у них все в порядке с документами, а налоги уплачены вовремя. Почему налоговая приходит даже в те организации, которые чисты перед законом?

Сегодня мы расскажем, какие скелеты в вашем шкафу хочет найти налоговая, и как вам и вашим клиентам обезопасить себя от финансовых потерь после визита ФНС.

Какую информацию хотят найти налоговики, если ваша компания чиста перед законом?

Несложно догадаться, что приходя к вам с проверкой, налоговики надеются получить от вас дополнительные выплаты сверх тех, которые вы уже заплатили. К этим выплатам относятся неуплаченные налоги контрагентов, с которыми вы сотрудничали за последний год. На первый взгляд это несправедливо: не заплатили они, а спрашивают с вас. Но давайте поближе познакомимся с принципами налогообложения.

Приобретая продукт у своего поставщика, вы делаете определенную наценку на товар и продаете его клиенту. Ваш поставщик, в свою очередь, покупает этот товар у своих поставщиков или производит его из закупленного сырья. В независимости от того, закупил он товар или произвел сам, в цену будет включена сумма НДС, которую ваш поставщик и должен заплатить в ФНС.

К сожалению, не все компании финансово чисты. В случае, если кто-то в цепочке продаж не оплатил свою часть налогов, ФНС сможет взыскать эту сумму с вас после налоговой проверки.

Как происходит проверка

Как правило, налоговая редко приходит внезапно. Вначале происходит преданализ. По его итогам проверка либо назначается, либо нет. О проверке вас должны уведомить заранее и предъявить список требований и вопросов. Вы можете их снять, поискав необходимые акты и выписки по контрагентам. Главное на этом этапе — тесное взаимодействие с налоговой. Ваш отказ в сотрудничестве может стать первым шагом к проверке.

Что подразумевается под сотрудничеством с налоговой инспекцией?

• предоставление информации о ваших контрагентах
• предоставление первичных документов
• присутствие на допросах в рамках предпроверки
• выполнение требований, которые могли бы помочь ИФНС выявить нарушения

Как обезопасить свою организацию от чужих выплат?

Многие из вас сейчас расстроятся: как можно отследить, и, уж тем более, обязать своего поставщика заплатить налоги? А если налоговая уже предъявила вам требования в уплате налогов за ваших контрагентов?

Как правило, на проверку ИФНС уже приходит с финансовым планом. Финансовый план — это сумма доначислений, которую ИФНС рассчитывает получить с вашей компании. Немногие знают, но эту сумму можно оспорить. Но только в том случае, если у вас на руках есть все необходимые документы, которые позволят доказать свою правоту.

Вот несколько рекомендаций, которые позволят вам обезопасить свою компанию и, в случае чего, быстро найти нужные документы.

Аккуратно ведите учет в программе 1С, чтобы можно было быстро предъявить отчеты:

• по начислению налогов (счета 68 и 69)
• по их уплате (счет 51)

Сохраняйте все декларации и расчеты по налогам и сборам

Сегодня вся отчетность сдается в налоговую в электронном виде. Это удобно потому что все справки и выписки об уплате налогов тоже сохраняются в электронном виде. Кроме того, в некоторых сервисах для сдачи отчетности предусмотрен онлайн-чат со специалистами налоговой и автоматические уведомления из ИФНС. Например, такой функционал реализован в сервисе 1С-Отчетность. Распечатка сообщений, уведомлений и справок из 1С-Отчетности поможет доказать инспектору, что вы реагировали на обращения ИФНС вовремя. Вы можете порекомендовать своим поставщикам установить этот сервис, чтобы минимизировать риски.

Исключите риск утери документов при документообороте

Курьер потерял документы по дороге, отправитель указал неверный адрес доставки, менеджер не сдал документы в срок, акты затерялись среди макулатуры и ещё миллион причин, по которым вы можете так и не получить документы. Чтобы исключить риск потери первички, переводите документооборот в электронный формат. Есть много сервисов под эту задачу, но не все из них можно интегрировать с вашей учетной системой. При подключении к сервису 1С-ЭДО формировать первичку и отправлять ее контрагентам можно прямо из вашей «1С». Кроме того, в сервисе реализована система поиска документов по ключевым словам. Так вы быстро найдете документы, которые запрашивает ИФНС.

Проверяйте своих контрагентов заранее и следите за их жизненным циклом в процессе сотрудничества

Сотрудничество с новым контрагентом накладывает определенные риски: вам могут не отгрузить товар или задержать оплату за оказанные вами услуги. Если раньше можно было верить контрагенту на слово и детально прописывать все условия по отгрузкам и оплатам в договоре, то сегодня получить справку о стабильности и благонадежности контрагента можно ещё до начала сотрудничества.

Проверка контрагента до заключения договора

Оценить финансовую стабильность контрагента можно в сервисе 1СПАРК Риски. Благодаря сервису вы сможете узнать есть ли у потенциального клиента дебиторская задолженность за оказанные услуги, есть ли у поставщика судебные иски за отгрузку товара ненадлежащего качества, грозит ли контрагенту банкротство и т.д.

Если у ИФНС возникли вопросы по вашим контрагентам — приложите к основным документам, которые запрашивает инспектор, выписки из сервиса «1СПАРК Риски» по каждому из контрагентов. Эти выписки помогут доказать, что на момент заключения договора контрагент был благонадежным, а вы проявили должную осмотрительность. Кроме того, выписки из сервиса помогут вам минимизировать налоговые доначисления по таким контрагентам или же вовсе избежать их.

Проверка контрагента после заключения договора

Ещё один сервис, который поможет вам всегда быть в курсе изменений в жизни ваших клиентов и поставщиков — «1С:Контрагент».

Изменение контактных данных, переезд, смена учредителя, банкротство, рост дебиторской задолженности — все эти данные будут отражены в сервисе.

Мы перечислили все основные способы, которые помогут вам избежать налоговых доначислений по вашим поставщикам.
Подведем итоги:

• Проверяйте контрагентов до начала сотрудничества: есть ли дебиторка, есть ли судебные иски, какова вероятность банкротства.
• Регулярно отслеживайте изменения в жизни контрагента: изменился ли ИНН, была ли смена учредителя, переехали ли в другое помещение и т.д.
• Сохраняйте переписки с контрагентами, выписки из сервиса «1СПАРК Риски» и «1С-Отчетность». Они могут пригодиться вам для доказательства в должной осмотрительности перед ИФНС.
• Сотрудничайте с налоговой на всех этапах проверки, предоставляйте требуемую документацию, но не бойтесь оспаривать решение налоговой в вышестоящих инстанциях.
• Помогайте вашим клиентам не попасть на удочку фирм-однодневок и рекомендуйте полезные для бизнеса сервисы.

Если вы пока теряетесь в терминологии и не знаете как лучше преподнести ценность сервисов для клиента, записывайтесь на онлайн курсы по сервисам 1С.